O desafio de muitas organizações é conseguir ter as diversas áreas organizadas e estruturadas, conseguindo atingir seus objetivos de forma eficiente com o máximo de produtividade.
Por isso, a automatização de processos se torna uma ação importante para as empresas que buscam além de melhorar a produtividade e eficiência também inovar em seus processos.
O objetivo com este artigo é ajudar você a entender o que é automatização de processos, a sua importância e contribuir com algumas dicas de como automatizar os processo internos da sua empresa.
O que é automatização de processos?
É uma técnica de BPM do inglês Business Process Management que significa Gestão de Processos Empresariais. É um processo de racionalização e otimização das tarefas, com a integração de agentes, sistemas e ferramentas que são executados para se atingir um objetivo.
A implementação da automatização garante um ganho de agilidade, produtividade, eficiência e segurança, pois como, os documentos e arquivos são armazenados digitalmente, os riscos de perda e de desorganização são bem menores.
Dicas para você automatizar seus processos
Agora que você entendeu o que é automação de processos, saiba que para implementar é importante seguir alguns passos apresentados a seguir.
- Realize o planejamento da automatização dos processo
O planejamento é o ponto de partida para ter uma boa execução das ações que irão automatizar os processos. Isso quer dizer os processos existentes precisam ser pensados, listados, analisados e avaliados, buscando identificar possíveis gargalos, ou seja, identificar onde é possível implementar alguma melhoria para poupar tempo e esforços da equipe.
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Tenha um mapeamento dos processos
Antes de automatizar é preciso mapear todos os processos que têm potencial de aprimoramento. Por isso é importante realizar a análise dos processos dos diversos departamentos, verificar documentação, rastrear atividades, identificar se existe atividades desnecessárias, repetitivas, tudo isso para identificar situações que possam ser executadas de maneira automática e com mais eficiência.
Feito esse levantamento, é possível identificar fatores que estão comprometendo a performance e produtividade dos funcionários e com isso, executar a automação de forma mais adequada.
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Identifique as tarefas mais simples e comece por elas
Para iniciar a automatização de processos uma dica é identificar as tarefas mais simples que são executadas de forma operacional e repetitivas. Após identificado essas tarefas fica mais simples e fácil organizar esse processo e torná-lo automático.
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Monitore constantemente
Já diziam Robert Kaplan e David Norton, autores da metodologia BSC Balanced Scorecard, "O que não é medido não é gerenciado", partindo desta citação, é necessário que após a implementação de uma automação de processo que seja avaliado e monitorado constantemente, buscando compreender os resultados gerados para a organização. Vale ressaltar a importância de definir os indicadores que serão avaliados.
Esses são alguns passos para te ajudar com a automação de processos, que é uma solução moderna e necessária para a maior parte das empresas, visto que ela proporciona muitos benefícios em um mercado empresarial altamente competitivo.
Por fim, se você está com dificuldades em ter uma gestão de processos eficaz entre em contato conosco, nós podemos te ajudar!